Privacyverklaring

Privacyverklaring

1. Inleiding

Bij de verzameling en verwerking van persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

2. Wie zijn wij?

Worldtrading Europe BV
Baron Van Loolaan 12
9940 Evergem, België
Ondernemingsnummer: BE0466930185
E-mail: info@worldtradingeurope.com
Telefoon: +32 (0)9 224 09 16
Website: worldtradingeurope.com

Worldtrading Europe BV is de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact en de context kunnen wij volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Naam, voornaam
• Geslacht
• Functie en bedrijfsnaam
• E-mailadres, telefoonnummer
• Bezorg- en/of facturatieadres
• IP-adres en browserinformatie
• Gegevens over je surfgedrag op onze website
• Inhoud van contactformulieren en e-mailcommunicatie
• Camerabeelden (indien je ons bedrijfs bezoekt)

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid, religie, etniciteit, politieke voorkeur).

4. Hoe verzamelen wij gegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

• Direct van jou (via formulier, e-mail, telefoon, afspraken)
• Indirect via publieke bronnen (bv. LinkedIn, bedrijfswebsites, Kamer van Koophandel)
• Automatisch via onze website (bv. IP-adres, cookies)

De klant draagt de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de verstrekte gegevens. Bij wijziging ervan dient door de klant hiervan asap mededeling te worden gedaan.

5. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde, vooraf bepaalde doeleinden, waaronder:

• Doel, Rechtsgrond
• Offertes, bestellingen en contractbeheer, uitvoering overeenkomst
• Klanten- en leveranciersbeheer, gerechtvaardigd belang
• Boekhouding en fiscale verplichtingen, wettelijke verplichting
• Marketing, nieuwsbrieven, leadopvolging, toestemming / gerechtvaardigd belang
• Beveiliging van ons bedrijfspand (camera), gerechtvaardigd belang
• Verbetering van onze website en dienstverlening, toestemming (cookies)

6. Toestemming en intrekking

In gevallen waarin je gegevens worden verwerkt op basis van je toestemming (bijvoorbeeld voor marketing of cookies), heb je steeds het recht om deze toestemming in te trekken. Eerdere verwerkingen blijven hierdoor rechtsgeldig maar toekomstige verwerking wordt gestaakt en gegevens worden verwijderd, tenzij er een andere wettelijke grondslag bestaat.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergelijkbare gevolgen heeft voor betrokkenen.

8. Ontvangers van gegevens

Je gegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten. Met alle verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten conform de GDPR.

Externe dienstverleners (niet limitatief):

• Zoho Corporation – CRM, e-mailbeheer en formulieren (verwerking binnen EU)
• Salesbridge – Officiële Zoho-partner en CRM-integratiebeheerder
• AFAS Software – ERP en financiële administratie (Nederlandse verwerking)
• Onze IT-provider – Voor onderhoud, systeembeveiliging en technische ondersteuning
• Freelance Sales Director – Klantenbeheer in opdracht van Worldtrading
• Ellenesse Group (marketing agency) – Externe marketingpartner voor communicatie en campagnes

De hierboven vermelde dienstverleners dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvoor zij werden verstrekt.
In geen geval kunnen wij aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Wij verstrekken geen gegevens aan derde landen of internationale organisaties, tenzij wettelijk verplicht of met jouw uitdrukkelijke toestemming.

9. Bewaartermijnen van gegevens

Gegevenstype, Bewaartermijn:

• Administratie & klantgegevens, 7 jaar (boekhoudkundig)
• Camerabeelden, 2 weken (beveiliging)
• Marketinggegevens, Tot intrekking van toestemming of max. 3 jaar
• Prospectgegevens, Max. 3 jaar na laatste contact
• Andere persoonsgegevens, Max. 5 jaar of 20 jaar bij risico op aansprakelijkheid (conform art. 3:306 BW)

10. Beveiliging van je gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• SSL-beveiligde verbinding op onze website
• Versleutelde e-mailverzending waar nodig
• Antivirussoftware en actuele beveiligingspatches
• Beperkte toegangsrechten tot systemen
• Regelmatige beveiligingsaudits en back-ups

Onze verwerkers hanteren eveneens passende beveiligingsstandaarden.

11. Je rechten als betrokkene

Je hebt volgende rechten:

• Inzage in gegevens
• Verbetering of aanvulling van onjuiste gegevens
• Verwijdering van gegevens (“recht op vergetelheid”)
• Beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking
• Overdracht van gegevens aan een andere partij (dataportabiliteit)
• Intrekken van eerder gegeven toestemming

Je kan je verzoek richten aan: privacy@worldtradingeurope.com. Wij beantwoorden je verzoek binnen uiterlijk 4 weken.

12. Cookies

Onze website gebruikt cookies om de functionaliteit te verbeteren en je ervaring te optimaliseren. Functionele cookies: Noodzakelijk voor basisfuncties van de website. Hiervoor is geen toestemming nodig.

Analytische cookies (Google Analytics): We gebruiken Google analytics en Piwik om websiteverkeer te analyseren. IP-anonimisering is geactiveerd. Google mag de gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden. Verwerking gebeurt op basis van gerechtvaardigd belang.

Marketing / retargeting cookies: Met je toestemming plaatsen wij cookies van o.a. Google Ads, LinkedIn en Facebook om gerichte advertenties te tonen op externe platforms.

Social media buttons: Onze website bevat knoppen van sociale netwerken (zoals LinkedIn, Facebook). Deze kunnen cookies plaatsen. Wij hebben geen controle over hun gegevensverwerking. Lees hun privacyverklaringen voor meer info.

Cookiebeheer: Je kan cookies beheren of verwijderen via je browserinstellingen. Dit moet apart per apparaat en browser.

13. Externe links

Onze website kan links bevatten naar externe websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van deze sites.

14. Datalekken

In geval van een datalek nemen wij direct passende maatregelen. Indien nodig, informeren wij de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of betrokkenen volgens de GDPR-richtlijnen.

15. Wijzigingen

Worldtrading behoudt zich het recht voor deze verklaring op elk moment aan te passen. De laatste versie is steeds beschikbaar op onze website. We raden aan deze regelmatig te raadplegen.

16. Contactgegevens en klachten

Heb je vragen over ons privacy- en cookiebeleid of wens je een klacht in te dienen?

Contact:
E-mail: privacy@worldtradingeurope.com
Baron Van Loolaan 12, 9940 Evergem, België

Toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be